Niederschrift

 

 

über die öffentliche Sitzung des vorbereitenden Ausschusses des Amtes Osterrönfeld am Donnerstag, dem 21.08.2003, im Sitzungssaal des Rathauses Osterrönfeld

 

Beginn: 19:00 Uhr

Ende: 20:30 Uhr

 

Az.: 020.3113 - Hil/Ch

 

 

Anwesend sind:

 

 

a) stimmberechtigt

Amtsvorsteherin

Frau Gudrun Höhling

 

Die Bürgermeister

Herr Jörg Sibbel

Herr Hans-Jürgen Lütje

Herr Jürgen Liebsch

Herr Hans Kühl ab 20:10 Uhr

Der Bürgervorsteher, Herr Klaus Ströh

 

 

b) entschuldigt fehlt

 

Bürgermeister Carsten Kühl

 

 

 

 

c) nicht stimmberechtigt

von der Verwaltung Herr Hilburger als Protokollführer

 

 

 

 

 

d) als Gäste sind anwesend

Die Gemeindevertreter Johannes Jacobs und

Sievert Pahl sowie die Personalvertreterin, Frau

Deising

 

 

 

 

Die Amtsvorsteherin eröffnet die Sitzung und begrüßt die Anwesenden. Sie stellt fest, dass zu dieser Sitzung mit Einladung vom 13.08.2003 ordnungsgemäß unter Mitteilung der Tagesordnung eingeladen wurde. Tagesordnung und Einladung sind öffentlich bekannt gemacht worden. Gegen die ordnungsgemäße Einladung werden keine Einwendungen erhoben. Aufgrund der Anzahl der erschienenen Mitglieder ist der Ausschuss beschlussfähig. Änderungswünsche zur Tagesordnung bestehen nicht.

 

Die Tagesordnung lautet wie folgt:

 

Tagesordnung:

 

  1. Einwohnerfragestunde
  2. Wahl einer/eines Vorsitzenden sowie einer Stellvertreterin/eines Stellvertreters
  3. Entschädigung der Amtswehrführung

a)                 Aufwandsentschädigung

b)                 Kleidergeld

4.      Festsetzung der Entschädigung für den Amtsjugendwart und Stellvertretung der Amts- jugendfeuerwehr

5.      Repräsentation bei hohen Geburtstagen und Ehejubiläen und sonstigen Anlässen

6.      Ausschreibung der Arbeiten für den Winterdienst (Schulbusstrecke sowie der hieran beteiligten Gemeinden)

7.      Festsetzung von Verwaltungsgebühren für Genehmigung von Veranstaltungen örtlicher Vereine

8.      Archivausstattung

9.      Senkung der Amtsumlage

10.  Tätigkeit des Standesamtes
hier: Konsequenzen aus der Erhöhung der Zahl der Eheschließungen

11.  Evtl. Einrichtung einer Techniker-Stelle in der Verwaltung

12.  Stellungnahme zum Prüfungsbericht des Gemeindeprüfungsamtes

13.  Sonstiges

 

 

TOP 1:

 

Zur Einwohnerfragestunde ergeben sich keine Wortmeldungen.

 

 

TOP 2:

 

Die vom Amtsausschuss durchgeführte Wahl eines Vorsitzenden für den vorbereitenden Ausschuss wurde von der Kommunalaufsicht beanstandet, da nach geltendem Recht diese Wahl vom Ausschuss selbst durchgeführt werden muss.

 

Bürgermeister Sibbel erläutert, dass er gern auf eine Kandidatur verzichten würde, falls weitere Bewerber vorhanden sind. Aus verwaltungsinternen Gründen hält er es für zweckmäßiger, ein ehrenamtliches Mitglied mit dieser Aufgabe zu betrauen.

 

Vorgeschlagen wird Bürgermeister Liebsch. Dieser erklärt sich bereit, im Falle einer Wahl das Amt zu übernehmen. Auf eine geheime Wahl wird verzichtet.

 

Herr Liebsch wird einstimmig als Vorsitzender für den vorbereitenden Ausschuss gewählt.

 

Dieser bedankt sich für das ausgesprochene Vertrauen und übernimmt den Vorsitz.

 

Für die Wahl des Stellvertreters ist Bürgermeister Hans Kühl vorgeschlagen. Da dieser noch nicht anwesend ist, wird der TOP zurückgestellt.

 

 

TOP 3:

 

Die Amtswehrführung sowie die Wehrführer der amtsangehörigen Feuerwehren haben im Rahmen der Bürgermeisterrunde am 13. August 2003 ihre Vorstellungen hinsichtlich der Entschädigungszahlungen an die Feuerwehrführungen erläutert.

Darüber hinaus hat der Amtswehrführer in einem Gespräch mit der Amtsvorsteherin den Aufgabenbereich der Amtswehrführung dargelegt und die über den üblichen Rahmen hinausgehenden Tätigkeiten im Bereich der Fahrzeughaltung und Jugendarbeit erläutert.

Die Amtswehrführung verzichtet auf die Entschädigung von Sachmittelkosten und erhebt keine weiteren Forderungen für den Fall, dass die Aufwandsentschädigung wieder auf 100 % des Höchstsatzes festgelegt wird.

 

Der Ausschuss diskutiert verschiedene Entschädigungsvarianten und empfiehlt abschließend dem Amtsausschuss einstimmig, die Aufwandsentschädigung der Amtswehrführung ab 01.04.2003 auf 100 % des Höchstsatzes festzusetzen.

 

Weiterhin wird einstimmig empfohlen, das Kleidergeld ebenfalls mit Wirkung vom 01.04.2003 in Höhe des Höchstsatzes der Richtlinien zu gewähren.

 

 

TOP 4:

 

Mit Erlass des Innenministeriums vom 22.04.2003 wurden die Entschädigungsrichtlinien für Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr rückwirkend ab 01.04.2003 geändert.

Geregelt wird mit dieser Entschädigungsrichtlinie die Zahlung von Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Gerätewarte und Jugendwarte, wobei die Höhe der Entschädigung durch den Träger der Feuerwehr festzulegen ist.

Der Jugendwart der Amtsfeuerwehr hat bisher einen Betrag von 31 Euro monatlich erhalten, der neue Höchstsatz beträgt 34 Euro monatlich. Die Stellvertretung erhält eine Entschädigung von 50 % des Höchstsatzes.

 

Der vorbereitende Ausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss einstimmig, die Aufwandsentschädigung für die Amtsjugendfeuerwarte mit Wirkung vom 01.04.2003 in Höhe des Höchstsatzes der Entschädigungsrichtlinien zu gewähren.

 

 

TOP 5:

 

Die von den amtsangehörigen Gemeinden und vom Amt selbst gewährten Geldgeschenke bei hohen Geburtstagen und Hochzeitstagen werden in  unterschiedlicher Höhe gezahlt und sollten nach Empfehlung der Amtsvorsteherin angeglichen werden. Die Amtsvorsteherin empfiehlt, einen Höchstsatz von 35 Euro festzusetzen, wobei sie gerne selbst entscheiden würde, ob sie Bargeld oder für den Betrag Sachgeschenke überreicht.

 

Der vorbereitende Ausschuss empfiehlt den amtsangehörigen Gemeinden einstimmig, diese Angelegenheit in den eigenen Gremien zu beraten und die von der Amtsvorsteherin vorgeschlagene Höchstgrenze von 35 Euro anzuwenden. Darüber hinaus bleibt es der Amtsvorsteherin unbenommen, für dieses Geld auch Geschenke zu überreichen, die nicht unbedingt vom Wert her den Höchstbetrag erreichen müssen.

 

 

TOP 6:

 

Die Winterdienstverträge mit der Firma Baasch und den amtsangehörigen Gemeinden sowie das Salzstreuen der Schulbusstrecke mit dem Amt sind seit dem 01.05.2003 nach siebenjähriger Laufzeit beendet. Die Verwaltung schlägt vor, auch aus Gründen der Rechtssicherheit diese Leistungen beschränkt neu auszuschreiben. Das dem Ausschuss vorliegende Leistungsverzeichnis beinhaltet die Vertragsgrundlagen. Diese werden überarbeitet und teilweise geändert.

 

Der Ausschuss beschließt einstimmig, folgende Firmen an der Ausschreibung zu beteiligen:

 

 

1. Firma Peter Baasch, Bovenau

2. Firma Jochen Warncke, Nindorf

3. Firma Uwe Honermeier, Ellerdorf

4. Maschinenring Mittelholstein e.V. , Nienborstel

5. Landtechnisches Lohnunternehmen Holtorf, Elsdorf-Westermühlen

 

Die Ausschreibung soll zeitlich so durchgeführt werden, dass die neuen Verträge ab 01.10.2003 mit dem günstigsten Bieter und den amtsangehörigen Gemeinden und dem Amt abgeschlossen werden können. Der Amtsausschuss soll die Ausschreibung in der nächsten Sitzung noch zustimmend zur Kenntnis nehmen.

 

 

TOP 7:

 

Beanstandet wird die Höhe der Verwaltungsgebühren für von den örtlichen Vereinen beantragten Gestattungen nach § 12 Abs. 1 Gaststättengesetz für Tanzveranstaltungen oder ähnliche Anlässe.

Diese beträgt derzeit 40 Euro pro Tag. Bei Veranstaltungen der Gemeinden oder der Feuerwehr wurden die Genehmigungen gebührenfrei gewährt.

Allerdings handelt es sich hier nach dem Verwaltungskostengesetz um eine Pflichtaufgabe, wonach ein vollständiger Verzicht bei Veranstaltungen der örtlichen Vereine nicht möglich ist.

 

Die Verwaltung wird bis zur nächsten Sitzung des Amtsausschusses einen neuen Vorschlag mit einer reduzierten Gebührenregelung vorlegen.

 

 

TOP 8:

 

Bürgermeister Sibbel erläutert den Finanzierungsbedarf für die Umsetzung der Verpflichtungen aus dem Archivgesetz. Voraussetzung hierfür ist die Anschaffung von Rollregalen, um die Aktenmengen in dem vorhandenen Raum unterbringen und die rechtlichen Vorgaben des Landesarchivgesetzes erfüllen zu können. Die Kosten belaufen sich auf ca. 10.000 Euro.

 

Der vorbereitende Ausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss einstimmig, der Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel, ggf. auch zunächst außerplanmäßig bis zur Berücksichtigung im Haushalt der Gemeinde Osterrönfeld zuzustimmen.

 

 

TOP 9:

 

Seitens der Verwaltung wird vorgeschlagen, die Amtsumlage um 2 % zu senken (rd. 90.000 Euro). Unter Berücksichtigung dieser Senkung verbleibt am Jahresende voraussichtlich ein Rücklagenbestand von 165.000 Euro ohne Berücksichtigung eines evtl. Sollüberschusses, der für die Sicherung der Liquidität ausreichen sollte. Damit wird dann die Amtsumlage von 24,5 v.H. auf 22,5 v.H. vermindert. Diese Veränderung wird im 1. Nachtragshaushalt 2003 berücksichtigt.

 

Der Ausschuss beschließt einstimmig, entsprechend zu verfahren.

 

 

TOP 10:

 

Bürgermeister Sibbel erklärt unter Hinweis auf die in der Vergangenheit geführten zahlreichen Beratungen, dass nunmehr in diesem Jahr 100 Trauungen durchzuführen sein werden, im Wesentlichen begründet durch die Trauungen auswärtiger Ehepaare in Kluvensiek. Die vorhandenen personellen Kapazitäten werden damit erheblich überschritten.

Es ist daher notwendig, die Personalkapazität für das örtliche Standesamt von 25 auf 38,5 Stunden pro Woche (Vollzeit) aufzustocken. Es würde dann die Möglichkeit bestehen, die Zahl der Trauungen in Kluvensiek noch etwas auszuweiten und sich damit nachfragegerecht zu verhalten.

 

Der Bürgermeister empfiehlt weiter, die wöchentliche Arbeitszeit der Standesbeamtin zunächst befristet für 1 Jahr auf eine Vollzeitstelle aufzustocken. Danach kann die Entwicklung im Bereich Eheschließungen überprüft und ggf. frei werdende Personalkapazitäten im Bereich Steueramt für das Standesamt eingesetzt werden. Nach einem Vergleich mit anderen Gemeinden, die  ähnliche Strukturen aufweisen, ist die Ausweitung zu einer Vollzeitstelle durchaus als angemessen zu betrachten.

 

Der vorbereitende Ausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss einstimmig, entsprechend dieses Vorschlages zu verfahren und einer Änderung des Stellenplanes für die Gemeindeverwaltung in der Weise zuzustimmen, dass zunächst befristet für 1 Jahr die Standesbeamtin als Vollzeitkraft beschäftigt wird.

 

 

TOP 11:

 

Das Gemeindeprüfungsamt hat in seinem Prüfungsbericht darauf hingewiesen, dass zur besseren Umsetzung der Vergabevorschriften dringend eine Techniker-Stelle einzurichten wäre.

 

Bürgermeister Sibbel empfiehlt, zunächst die jetzt geplante Organisationsuntersuchung abzuwarten und danach über die Einrichtung einer Techniker-Stelle zu beraten.

 

Mit diesem Verfahren erklärt sich der Ausschuss einverstanden.

 

 

Bürgermeister Hans Kühl nimmt ab 20:10 Uhr an der Sitzung teil.

 

 

TOP 12:

 

Die von der Verwaltung erarbeitete Stellungnahme zum Prüfungsbericht des Gemeindeprüfungsamtes wird von Bürgermeister Sibbel erläutert. Insbesondere die Präambel wird vom Ausschuss als wesentlicher Bestandteil der Stellungnahme betrachtet.

 

Dem Amtsausschuss wird einstimmig empfohlen, der Stellungnahme zuzustimmen.

 

Die Abwicklung des TOP 2 Wahl eines Stellvertreters für den vorbereitenden Ausschuss wird jetzt nachgeholt.

 

Bürgermeister Hans Kühl erklärt sich bereit, für das Amt zu kandidieren und im Falle einer Wahl das Amt zu übernehmen.

 

Der Ausschuss wählt sodann einstimmig bei 1 Enthaltung Bürgermeister Hans Kühl bei offener Abstimmung zum stellv. Vorsitzenden für den vorbereitenden Ausschuss des Amtes.

 

 

TOP 13:

 

Auf Empfehlung von Herrn Kühl werden die von den amtsangehörigen Gemeinden durchzuführenden Wegearbeiten zukünftig nicht mehr im Januar, sondern im Dezember des Vorjahres ausgeschrieben, um insbesondere die bis zum 15.03. eines jeden Jahres durchzuführenden Knickarbeiten zeitlich besser ausführen zu können.

 

Bürgermeister Sibbel berichtet, dass für die Organisationsuntersuchung in der Gemeindeverwaltung 2 Firmen mit einschlägigen positiven Empfehlungen zur engeren Wahl stehen.

 

Auf Vorschlag von Bürgermeister Sibbel spricht sich der vorbereitende Ausschuss dafür aus, die Sitzungen des Amtsausschusses zukünftig in der alphabetischen Reihenfolge der amtsangehörigen Gemeinden durchzuführen und die nächste Sitzung des Amtsausschusses am 4. September 2003 daher in Bovenau zu veranstalten.

 

 

 

 

Nachdem weitere Wortmeldungen nicht mehr vorliegen, schließt der Ausschussvorsitzende mit einem Dank für die rege Mitarbeit die Sitzung.

 

 

 

 

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Ausschussvorsitzender                                                                     Protokollführer